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档案系统工程建立的必要性与可行性分析

发布时间: 2016-05-24    访问次数:    字体:【 】   
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宁波银行     吴建华

20世纪90年代初,我国档案学界就有人提出“档案工程”的设想,虽没有引起档案界的足够重视,但却是系统工程理论与方法引入档案工作的一个良好开端。21世纪,档案工作由原来的手工操作为主转变为网络环境下的数据库管理,此时的档案工作是一项复杂的软件工程,是以现代通讯技术和计算机技术武装起来的档案工程技术,系统工程理论与方法在档案工作中的应用,成为新时期档案工作现代化不可缺少的重要内容。为此,档案工作中引进系统工程方法是否具有必要性与可行性、系统工程在档案工作中如何实施、档案系统工程的实施现状如何等,都成为值得研究和讨论的问题。笔者在本文中具体对档案系统工程研究的必要性和可行性进行分析。

一、档案系统工程的含义

“档案系统工程”是以系统工程为基础,将系统工程这一理念与方法引入档案领域,为档案管理提供全新的方法论指导。它以复杂档案系统及其子系统作为研究对象,利用系统工程原理及方法对其进行系统分析、系统设计及控制,从而达到最优设计、最优控制和管理的目的,以更充分发挥档案工作的人力、物力、财力,并通过各种组织管理技术实现档案目标系统的最优化。

档案系统工程是档案学在发展过程中,同系统工程学相互交叉、相互渗透产生的,档案系统工程研究既有利于创新档案学的研究方法,又能拓宽档案学的研究内容和学科体系,使得包括档案基础研究、档案应用理论与技术研究在内的完整意义上的档案学理论都能得到全面而系统的发展,而不再囿于传统的研究范围之内。

二、档案系统工程建立的必要性与可行性分析

新时期,档案界在理论和实践上都在进行着大胆的尝试,各种新思维、新观点层出不穷,其目的不外乎是在寻求如何使档案工作发展跟上市场经济和现代技术发展的步伐,为档案工作的发展开创出一个新的局面。档案工作包括各种各样复杂子系统,建立档案系统工程,即在档案工作中引入系统工程方法,不仅是档案工作在发展过程中的必然选择,同时也必备了一定的条件和基础。

㈠必要性分析

    1、学科交叉融合发展的必然结果

随着时代发展及档案工作实践不断丰富,档案学研究的触角也逐渐伸向档案工作的各个领域。档案学作为一门实践性较强的综合性学科,其发展必然会同有关学科发生一定交叉,档案社会学、档案心理学的发展已经向我们展现了这一趋势。由于档案学研究的对象是档案和档案工作,而档案是在人类各种实践活动中形成的,档案工作的最终目的又是为各种实践活动服务的,这就决定了对待这样一门学科,我们的方法只能是兼收并蓄,光采众长[1]。引入系统工程方法是档案学在发展过程中,根据自身理论及实践需要,为解决档案工作中遇到的复杂系统问题,亟需系统工程理论的指导,从而产生了档案学与系统工程学的交叉融合。两者的交叉说明了档案学与档案工作的发展以及人们对档案工作的多角度认识,也反映了档案学者和实际工作者希望通过这种认识来解决档案工作中的复杂系统问题,但其解决的仍是档案领域的现象和问题,即其研究对象仍是档案工作及其子系统。

    2、档案事业改革与发展的内在要求

    档案工作中引入系统工程方法是新时期档案事业发展的内在要求和根本动力。长期以来,传统档案管理方法只在本专业内徘徊,对于档案工作中遇到的复杂项目及问题,或在行业内部,或借鉴相邻学科的方法,尚未形成自身独立的解决问题与处理问题的方法及思路。在档案工作中引入系统工程方法,是根据新时期档案事业改革与发展的要求,力求使档案工作中的重大问题得到科学合理地解决,为档案事业改革与发展的跨越式发展起到推动作用。

档案信息化建设作为档案事业改革与发展的重要内容,档案界均将其视为一项全局性、长期性的系统工程,并摆在优先发展的战略位置,需要系统工程方法的理论指导。引入系统工程方法,不仅是档案信息化建设的必然选择,也是档案工作现代化不可缺少的重要内容,更是档案事业改革与发展应对信息时代挑战的必由之路。

    3、档案工作实践发展的客观需要

    首先,信息技术的发展对档案工作产生了全方位的影响。早期信息技术的影响仅仅局限于用现代化的管理手段和方式代替传统的手工管理,现在信息技术则对档案本身也产生了根本性的影响,引入系统工程方法是应对信息时代档案工作面临问题的最佳途径之一。其次,“成本”逐渐成为档案工作中不可忽视的重要因素。企事业单位档案管理工作不再不计投入,而是要求以最小的投入,产生最大的效益,传统的档案管理方法无法解决这一问题,而讲究低成本高效益的系统工程管理方法的引进则能够使这一问题很好地解决。再次,档案工作在创新发展过程中,涉及到诸多重大项目,如高速公路建设项目档案的管理、档案机构部门的设立、档案信息管理系统的建立等,这些重大档案系统工程的实现,仅靠传统的档案管理方法无法得到满意解决,而引入系统工程管理方法能使这些工程面临的问题应迎刃而解。

以上分析可看出,建立档案系统工程适应了档案工作实践的发展变化,为档案工作实践中所遇到的问题提供了新的解决途径,也可大大提供档案工作效率

    4、创新档案学研究方法,拓宽档案学研究内容的重要途径

档案学作为一门跨学科性的交叉科学,无时无刻不在同其他学科发生密切的关系,同时,档案学学科体系的完善也有赖于其他学科的参与与渗透。在档案学发展的过程中,管理学、经济学、统计学等一系列学科的研究内容与方法被引入档案学研究中,使得档案学的内容体系和方法体系逐渐丰富起来;而今,档案学研究仍然要秉承这一优良传统,吸收、借鉴包括系统工程学在内的理论与方法,不断拓宽自身的研究领域和口径,使得档案学研究不断有新的角度、新的内容、新的视野。

建立档案系统工程,在档案工作中引入系统工程方法,为档案工作提供了全新的解决问题的方法;从整体的角度和系统工程的角度看待档案领域的问题,创新了档案学研究方法;同时也拓宽了档案学的研究内容,使得档案学的研究内容越来越广。现代社会分工越来越细,学科越来越多。档案学只有积极地走出去,引进来,与相邻相近甚至是原先看起来毫无关系的学科发生广泛联系,相互借鉴研究方法,互相吸收研究成果,才能有更大的发展。引入档案系统工程方法使得档案工作实践及档案学理论都能得到全面而系统的研究。

㈡可行性分析

    1、前提条件:档案工作的“复杂系统”特性

系统工程的研究对象是复杂系统,复杂系统是由许多相互作用、相互依赖的分系统所组成,每个分系统会涉及到多种因素,其最大特点是总系统与分系统,各分系统之间,系统与环境之间存在复杂的关联,从而区别于简单系统。而档案工作及其子系统是涉及到多个因素及方面、结构复杂的系统。仍以档案信息化建设为例,其自身除包括五大要素外,还受到外部环境的影响,并且各个要素之间相互联系;除此之外,各要素建设又会受到众多因素的影响与制约,从而层层影响,共同构成档案信息化建设这一系统工程。诸如此类的复杂系统包括数字档案馆建设,电子文件管理、档案网站建设等等,正是这些档案工作的“复杂系统”特性,使得引入系统工程方法,建立档案系统工程成为可能,并将系统工程方法很好地与档案工作相结合,解决了问题,并实现了系统目标。

    2、理论基础:档案学、系统工程学及交叉学科的发展

档案学作为一门独立的学科体系早已被世人所公认,进入21世纪,人类社会进入了数字化、网络化的信息时代,使得档案学研究内容也朝着全面化、细分化的方面发展,其理论内容得到了进一步深化与细化,并日趋完善与成熟。档案学自诞生以来同其它学科有着密切联系,其它学科领域的研究内容与方法也不断被引入档案学研究中,使得档案学的研究内容和方法体系不断得到丰富和发展。系统工程学作为一门学科40年代产生于美国,60年代基本形成体系[2],并逐步解决了现代社会活动进入系统发展时代所产生的系统问题,系统工程理论也在实践中得到不断发展。随着现代科学技术发展的突飞猛进,一种趋势是学科越来越细,新的学科分支越来越多;另一种趋势是综合趋势,交叉科学不断产生。特别是综合趋势更引人注目,过去看来不太相关的学科,现在却相互交叉走向一体化。档案系统工程的建立就是顺应这种综合发展趋势,是档案学与系统工程学在理论及实践发展过程中相互渗透而形成的交叉学科。系统工程方法引入档案工作使得档案学研究有了新的角度、新的内容与新的视野。

   3、技术基础:计算机、网络等技术的发展

仅有理论和方法,没有得力的工具和技术,档案系统工程的实践是不可能实现的。档案工作中引入系统工程方法,会涉及到大量诸如档案信息的采集与处理;档案信息的存储与检索;档案信息的传输;档案系统的控制等,这些仅靠人类的脑力劳动无法实现。而计算机技术的发展与应用为上述问题提供了解决方法,把人类从繁重的脑力劳动中解放出来。计算机技术在进行档案系统的规划与设计、实验与研究、管理与决策中,发挥了无法替代的作用,计算、数据处理、逻辑判断和模拟的工作量相当大,没有计算机是不可能进行的。同时,网络技术、数据库技术的发展在推动档案学自身发展的同时也为档案工作中引入系统工程方法提供了广阔的前景,使得档案系统工程实践成为可能。

   4、实践基础:档案系统工程正在为档案界逐步接受并尝试

由档案系统工程的研究现状可知,系统工程这一理念与方法已逐渐被档案学者及档案工作者运用到档案学理论研究与实践工作中,如在科技档案工作中应用系统工程方法对科技档案进行管理;用系统工程观点探讨如何构筑数字档案馆;黑龙江省电力档案馆应用系统工程原理对企业档案进行管理[3];等等。以上实例表明尽管档案学者及工作者并没有对档案工作中引入系统工程方法做出全面深入的探讨与实践,但是对于系统工程方法在档案工作中的应用已有初步认识,并尝试在工作中应用,也表明档案系统工程已为档案界逐步接受并在尝试。这为档案系统工程的理论与实践研究打下了良好的基础,对于档案系统工程的研究并非空穴来风,而是根据实践基础进行的理论探讨。

    5、人才基础:档案人才队伍逐渐向专业化及多样化方向发展

人才是档案事业发展的第一源泉,随着档案高等教育的发展,大批接受过档案高等教育的档案人才充实到档案队伍中,提升了我国档案人才队伍的素养,在一定程度上改变了过去档案人才短缺的现状,为我国档案事业的发展奠定了最根本的人力基础和专业基础,使得档案人才队伍逐步向专业化方向迈进。同时,随着计算机技术与信息技术的发展,档案工作者通过自身学习与接受培训不断提升自身综合素质,如计算机网络技术、通信技术、办公自动化等方面的应用能力,使得档案人才队伍逐步向多样化方向发展。档案人才队伍专业化及多样化的发展趋势在一定程度上为建立档案系统工程建立了良好的人才基础。

综上分析,将系统工程这一方法全面引入档案工作领域无论是从理论上,还是在实践中,都可为档案工作的不断发展指引出一条成功的创新之路。但档案系统工程研究仍有很大的探索空间:具体包括系统工程在档案工作中如何实施、档案系统工程的实施现状如何,能否在档案学学科体系下建立“档案系统工程学”分支学科等,都是未来需要关注和进一步探讨的内容。



[1]吴建华.档案学的跨学科发展[J].档案学通讯,20041):1.

[2]肖艳玲.系统工程理论与方法[M].北京:石油工业出版社,200217.

[3]鹿红,段春生,郝立民等.应用系统工程理论加强电力工业企业档案目标管理工作[J],黑龙江电力技术,199910:1-3.

                                                  
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