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立足行业 与时俱进 开创新时期银行企业档案工作的新局面

发布时间: 2016-03-09    访问次数:    字体:【 】   
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 ——关于如何做好新时期银行企业档案工作的几点思考

贺柳

随着社会经济的发展,金融体制的不断改革和深化,既有原始终记录属性,又有文化属性的档案工作在企业经营管理中的作用显得越来越重要,这对银行企业档案工作一些传统的观念,滞后的体制、封闭的管理提出了新的挑战和思考。笔者在本文中就银行业档案工作者的视角,对新时期形势下银行企业档案工作如何做到与时俱进、适应时代和形势的变化,服务主业,服务大众,寻求发展、创新和突破,提出了一些想法,并进行探讨。

1.基层银行档案工作滞后守旧的问题

   银行档案是银行在日常业务活动和内部管理中的真实凭据、记录,在为客户服务、解决经济经纠供方面起到了有力的作用,在单位内部,档案为行领导决策提供有有力的依据,可以说档案在银行各项经营管理活动中占着相当重要位置。但在是在金融系统的基层行中,一直强调经济效益挂帅,业务发展第一,档案的重要性没有被足够认识,尤其是金融系统业务竞争越演越烈后,作为内部管理的档案工作更是被忽视,在金融系统尤其是基层银行档案工作无论是人力还是物力的配置相当薄弱,存在着很大的问题,主要有:

1.1 由于在很多基层行错误地认为档案员是闲职,认为档案档案工作是比较轻松的,对档案工作的内容了解不够,档案员的付出得不到认可,因此在人员配备即使有专职档案员,一般要身兼数职,使档案人员在时间没有更多的精力放在档案工作上,从而消弱了档案工作的力量;而下属网点的兼职档案员也因为上岗前培训不足,对档案的相关知识掌握不够,平时既要应付日常繁重业务工作,又要做好档案收集和立卷工作。两者无法非法兼顾,长此以往,档案工作必将受到影响。

1.2在档案工作的硬件配备上,档案库房严重不足是金融系统存在的一个普遍现象,由于业务发展迅速,各种门类档案产生,档案量剧增,而档案库房的发展更不上需求。有些单位虽然建行增建库房,但是因为在经费投入方面侧重于业务开展和其他内部管理,因此,库房的建设无法投入足够的资金,只能是最低落实库房设施的需要。最普遍的例如:很多基层行认为库房没有必要安装密集架,铁皮柜照样可以存放档案等等,所谓库房能放资料东西就好,由于受这种狭隘思维方式的这种的影响,档案的管理、检索和查询受到了一定的滞后,直接影响了工作效率。对于其他一些设施更是能省则省,无法做到档案硬件管理上的真正优化,其原因是对档案工作发展的重要性认识不够,没有从档案从长远来规划单位的档案事业。

    1.3库房资源不够优化。银行业业务品种全,范围广,内容涉及会计、信贷、信用证,为了保证万无一失,企业往往对经营管理活动中产生所有的资料,没有按重要性与否进行分类,而是按上级行的要求立卷后统一移交档案室进行保管,造成库房资源浪费,而目前为房资源极其紧张是大多数基层银行存在的问题。建设一造标准的无论是场地还是经费均需要大笔的投入,相关项目需层层审核和上报,因此库房资源对基层行来说是极其宝贵的,而这些宝贵的库房资源中的其中一部分却几乎没有利用价格保管期限只有三至五年的一些材料所占,产出和成本严重不相对称。

    1.4 电子化进程协调不够,档案的电子化进程进程急需跟进和优化。银行的电子化发展迅速,档案的电子化进程也很快,但是在电子化的过程中,协调不够,形成重复劳动,比如出现了业务系统中的档案和档案系统中的档案同时应用的情况,造成了人力、物力的浪费,并且阻碍了工作效率的提高。另外,在金融系统大力开发各种业务应用系统,优化系统的同时,档案电子化的进程还一直停留在原地,基本谈不上对原来档案系统的优化,使档案的立卷、检索和查询停留在几年前的状况中,跟不上的业务发展的需要,跟不上档案工作电子化进程形势的需要。

1.5编研资料不够全面。有些单位认为银行档案不是经营业务,没有必要把太多的精力放在档案管理上, 档案工作只要把资料收集、整理一下,把文件资料装订放入档案室保管就算完成档案归档了。而没有没有充分认识档案编研工作的重要性,因此大多数银行的编研资料比较单一,除了现在的年鉴、组织沿革、大事记以外,对一些业务发展重要活动和精神文明创建过程中产生的一些专题资料却忽视了,没有系统地保留下来,从而不能系统地反映银行企业经营管理活动。

    2.问题产生的深层次原因

2.1领导层面的。大多数银行企业领导对档案工作的重视程度不够,在某种程度讲领导重视的程度对档案工作有着至关重要的作用,只有领导重视了,档案工作摆放议事日程了,那么档案工作才有可能步入轨道,才有可能朝着新时期档案发展要求迈进。但是由于绝大部分金融企业领导往往对档案工作缺少系统的了解,尤其是在资源配置和工作量化方面档案工作有着明显的劣势,而领导的这种倾向整个企业传递的信息是档案工作可有可无,最起码是不重要的。这不但给档案工作者增加了工作的难度,也容易引发档案工作者被动消极的情绪。 

2.1档案员层面的。由于档案工作得不到充分重视,档案工作者在档案创新方面有畏难情绪,对自身业务素质方面提高也是得过且过,缺乏必要责任心和使命感,长久以往,企业的档案工作必将停滞不前。

2.2员工层面的。由于缺少必要的档案法制教育宣传力度和档案文化熏陶,企业的大部分员工对档案法制意识淡薄,对档案是一种企业文化的认同还相当陌生,甚至是排斥的。这些问题都是制约企业档案发展阶段的症结所在。

3.把握新时期档案工作的重点,使银行企业档案工作再上一个新的层面

3.1 转变观念,营造良好氛围。作为金融行业的作为档案工作要解放思想,转变观念,开拓思路,不要局限于过去传统的档案工作思路,要有新的理念引领实践,不断强化新的档案工作理念,在档案工作中树立强烈的科学发展意识、强烈的开拓创新意识、强烈的挑战未知的意识。根据行业特点摸索出一条的管理道路。

3.2 加强档案管理工作的考核体系。要充分认识到档案工作对于银行工作的改革发展所起到的重要作用,要把档案工作作为一项长期、重要的基础性工作来抓,切实把档案工作列入议事日程。建立奖惩机制,加大档案管理工作的考核监督,把档案管理工作目标化、任务化,积极提高档案管理员的工作主动性、积极性。

3.3 加强档案管理人员队伍建设。档案管理是一项专业性较强的工作,要求档案人员既有较强的扎实的专业水平,又要有较强的管理能力。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击,以及出现的种类越来越多的新的档案载体,对档案员无论是专业水平方面还是管理水平方面都提出了更高的要求。企业选拔档案工作者,可以通过竞争上岗、考核等方式,把那些掌握档案专业知识以及能熟练应用计算机技术等各种信息技术设备,具备较强管理和协调能力强,对档案工作有较强的责任心和使命感的员工充实到档案队伍。档案员工要不断适应新时期工作的需要,不断充实自己的专业知识,提升自身的管理水平,勇于创新,拓宽视野,努力使自己成为一位优秀的复合型的档案管理人才。做好任何工作都是以人的主动性和积极为依托的,档案工作也一样。档案工作是清苦和寂寞的,档案员付出是默默无闻的,由于专业领域不同,往往被别人误解是清闲的只类似于“仓库保管员”角色的岗位,在企业中地位低下,大大挫伤了档案员的工作积极性。因此银行企业要充分认识到这一点,应通过各种渠道和形式提升档案工作者在员工中的威信和地位,提高档案人员的各种待遇,从而使档案工作者能更加安心和热爱本职工作。

 3.4 突出重点,讲求工作实效,推进数字档案建设。推进档案电子化管理是新形势下银行档案管理的新要求,档案的数字化是新形势加快案管理信息化的基础,笔者认为要为客户和单位提供更快更便捷全方位的服务,必须提供更快和更方便的存储和检索方式,因此加强档案电子版本的收集工作和加强电子文本档案的整理工作显得尤为重要。如果人力、时间条件允许,金融企业除文书档案外将信贷、会计、信用证等档案在做好备份的同时纳入电子化管理进程,这项工程既于可以加快办公自动化的推广、实行无纸化办公,又可以提高档案查阅和利用的工作效率都从节约物力、人力的角度考虑,同时做到档案资源共享,使档案的调阅、利用更加规范化、科学化,对重要档案要进行备份,确保电子文件和数字档案的安全。档案部门还要积极推广目前较先进的条形码的技术应用到档案工作的实践操作中,使档案的管理真正纳入数字化、现代化的轨道,从而进一步提高档案工作的效率和质量。

3.5 转变作风,强化服务。银行企业要探索行之有效的新时期档案工作方法,结合实际工作,认真征求转变工作作风意见和建议。单位领导就如何开展档案管理工作及建立长效机制等问题要经常摆上工作日程,经常听取档案管理员的工作汇报,切实解决档案工作存在的一些问题。档案员要有大服务大档案的理念。一是要做好网点的服务工作,平时不定期地询问相关部门对档案资料查询的需求,关心他们在档案立卷过程中的困难,力所能及地向他们提供帮助和提出一些合理化建议,尽可能地取得他们的认同和理解。二是要有大档案的概念,就是除了服务本企业的外,在制度允许和不违反保密制度范围内,让档案出去,服务客户,服务社会,充分体现银行档案服务“民生的功能,从而从另一个层面进一步提升到社会团员和民众对银行的满意度,通过档案发挥的作用达到企业效应和社会效应双赢。

   3.6 对各类编研材料和专题汇编,除了做好传统的的一些大事记、年鉴、组织沿革等一些编研材料外,还应该以以新时期限档案工作思想为指导,树立超前的思想,对单位发生的一些重要的经济管理活动要有敏感的嗅觉,及时跟踪,并做好保密工作。对这些活动产生的资料要及时收集,汇编成册,以真实地反映银行在每个历史时期的风貌和取得的成果,为以后的经济管理活动提供有力的依据。

   3.7优化库房资源,简节库房空间。目前各基层的库房资源已经到了超负荷的状态,除了利用组织到期档案销毁释放库房空间外,笔者针对银行库房资源的现状大胆地提出了一些设想。比如有条件的行可否尝试参加国外一些国家的做法,对每年新产生的档案事前按保管期限进行分行类,对保管期限、有利用价值的档案移交档案部门进入标准库房进行保管,而那些保管期限只有三至五年、几乎无利用价格的业务档案资料,简单立卷、编制案卷目录录后寄放在另外的库房(相当于国外的文件中心),也可以通过数据备份的方式进行存储。该部分档案到期后则可以简化销毁流程,由基层行自行安排业务部门组织专业人士进行销毁前鉴定,鉴定结果报业务部门领导和企业领导同意后即可按规定进行销毁。这种对库房资源管理模式的转变,既节约了库房的空间,又节约了大量的人力和物力,值得尝试。

3.8利用行史教育,打造独造的档案文化。一个企业的发展,离不开历史文化的沉淀,企业文化的沉淀又离不开档案,两者相互相成。档案文化从某种程度是企业的文化另一种载体,强化企业的档案文化会使企业更具有进代特色。通过档案文化了解一个企业的发展史,会使员工更好地规划自己的职业生涯,更好地对企业的长远目标更具有认同感。因此企业要经常利用文字、声像及实物档案,不定期组织员工参加行史陈列室等进行进行教育。通过行史教育,使员工尤其是青年员对企业产从心产生荣誉感和归属感,从而对档案文化产生深厚的兴趣,拉近他们对档案工作的距离。

3.9进一步适应新形势对档案工作的新要求,建立和营造企业内部健全的档案体系。银行企业要牢固树立“不因循守旧、服务发展、服务基层、服务群众”的意识,扎实推进档案的服务工作。要定期组织以做好发新时期档案工作为主题、各种形式的档案文化沙龙,采纳各种档案各种的意见。档案部门要要深入挖掘资源,找出档案工作的亮点以及档案工作的实用性的案例,采用宣传画册、知识竞赛、帮助指导工建立职业生涯和家庭档案等,进一步激发员工的对档案的兴趣,从而引导员工能真正走进档案,树立“档案就在身边,档案从我做起的,档案为我,我为档案”的观念。要坚持以科学发展为主题,业务发展为主线,服务为依托的工作机制、工作方法,不断反思过去,寻求新时期档案工作中的新出路,新突破口,不断创新,不能超越;全面加强和改进工作作风,提高工作效率,提升档案工作理论和实践能力,努力打造有健全的档案体系、先进的档案管理理念、专业的档案管理水平的银行档案工作模式,这样银行企业的档案工作才能适应新形势的发展,才能与时俱进。

                                                  
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