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关于在重点水运建设项目档案管理中的一点体会

发布时间: 2015-11-06    访问次数:    字体:【 】   
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  宁波港建设开发有限公司 徐孙燕

我们知道项目在竣工验收前,先要通过消防、环保、劳动卫生安全、档案、水土保持等一系列的专项验收,而档案专项验收是其中非常重要的一部分。档案专项验收不通过项目是不能进行竣工验收的。所以我们要在平时认真做好这项工作,不要等到档案专项验收时才想到它的重要性。目前,随着交通部“五化”管理理念(发展理念人本化,项目管理专业化,工程施工标准化,管理手段信息化,日常管理精细化)的提出,一个全新的、全面的能够真正指导工程建设项目不断推进的管理模式正在推广,以及交通部、省厅、市站等部门在水运工程执法大检查中对于内业资料的重视与检查也越来越严格。这就要求我们档案员要与时俱进,不断学习新知识、新规范,努力完善自己的知识结构,即要精通档案专业知识,还要熟悉相关的科技知识,只有这样才能进一步提升项目档案的管理水平,继而严格把好项目档案的收集、复核、整理工作。现以宁波-舟山港梅山保税港区1号至5号集装箱泊位工程(以下简称梅山工程)为例,谈一下本人在该项目档案管理中的一些心得体会。

梅山工程位于宁波市北仑区梅山乡,总投资约53.82亿元人民币,建设规模为37万吨级(1-3号泊位,码头结构按靠泊10万吨集装箱船舶设计)集装箱泊位和210万吨级(4号、5号泊位,码头结构按15万吨集装箱船舶设计)集装箱泊位,5个泊位总长1800m,宽57m,后方陆域总面积139.07公顷。工程年设计吞吐能力为300TEU该工程2008328开工, 20146月完工,共收集整理包括前期报批、招投标、施工、监理、设备等档案案卷1902卷,并于20149月通过国家档案专项验收。作为浙江省、宁波市重点水运项目,时间周期长,形成的文件数量大,对档案的收集、整理、归档都有一定的难度。我们主要从以下几个方面进行工程档案的管理工作。

一、建立工程项目档案管理机构,明确相关单位职责

建立形成一个健全的档案管理组织体系和网络是做好项目档案管理工作的组织保证。从该项目立项开始,档案管理工作就得到了各级领导的高度重视,为确保工程项目档案的完整性、准确性和系统性,工程项目档案立卷归档工作实行建设单位负责制。

1、建设单位在招标、投标和签订设计、施工及监理合同、协议时,明确约定了有关各方提交竣工文件的责任,以及对竣工文件整理的质量要求、归档要求。

2、网络体系包括两个方面,主要是由建设单位牵头形成的由建设单位、设计、监理和施工单位组成的网络管理体系,及时传达和指导关于交通部门有关档案资料的收集管理规定的具体要求,检查日常档案的收集整理工作。主要体现在各个单位工程施工期间往来文件的流转、收集和单位工程验收时的竣工资料的检查和验收工作。另一个体系是各参建单位项目机构设置档案专职管理员,实施项目档案管理,负责档案的收集、整理、移交等工作,将档案工作贯穿于项目建设全过程。

 3、加强对各参建单位文件材料收集归档工作的组织、协调、监督和指导,较好地做到了项目文件材料立卷归档工作与工程建设同步管理,保证了项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确和系统。

二、建立有关档案管理制度

    各参建单位制定了多项工作制度,其中涉及到档案管理制度的范畴,主要体现在收发文登记制、施工资料(各种报验资料)与施工同步报验制、各单体工程验收时,必须报验竣工资料的制度等施工程序和管理规定制度。这些制度的建立,确保了竣工资料的形成,确保了档案管理工作的规范化。

三、明确档案资料收集整理的分工负责制

施工资料、竣工图、监理资料这三部分是项目竣工验收的基础资料。而项目监理部是主要责任部门,它负责监理资料的收集、整理及监督、检查各施工资料的整理、归档。

监理部明确总监对监理档案的第一责任人,指导和检查监理部收集归档工作。各专业监理工程师对所承担专业监理范围内质量、进度、投资、安全资料进行签证,签证后,交付资料员保管。资料员负责日常来往文件收发登记并归档。

四、及早做好项目档案资料收集的筹划工作

我们根据历年的经验,在工程开始前就对建设、施工、监理等可能产生的项目档案资料建立了资料目录,并制作相应的档案盒,分类有序摆放。每天产生的资料放进档案盒,登入卷内目录,发现有疏漏的或错误的及时改正。

我们还对项目档案资料采用的表式进行了统一,施工、监理、建设的各类资料统一采用浙江省水运工程施工用表(省站表格含甬统表),建设、监理、施工的安全资料也统一按照省站表格制作。表式的统一为收集项目档案打下了既规范又便捷的基础。

五、加强工程档案与工程建设的同步管理

工程项目在施工过程中形成的科技文件材料的真实性、完整性、准确性是保证整体项目档案质量的关键,所以我们要求各参建方在保证工程进度及质量的同时,及时形成、积累、收集施工阶段形成的大量工程资料。项目档案资料收集伴随着整个项目建设全过程,是一项长期琐碎的工作。我们在施工期间的项目档案资料主要从以下三个阶段进行档案管理。

1工程开工阶段    由于本工程参建单位较多,而各个参建单位资料员水平参差不齐,所以我们始终坚持从源头抓起,早介入,早指导。在每个合同段开工前监理部组织的第一次工地会议上,我们下发了交办发【2009225号关于印发《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》的通知、关于印发《浙江省水运工程建设项目竣工文件编制办法(2011版)的通知、DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范等文件,就施工资料归档范围、监理资料归档范围及竣工资料编制要求,工程档案的收集、整理、归档要求作了具体规定,尤其强调了照片档案的归档要求,特别是隐蔽部位要有不同角度的三张照片。对需要注意的问题作了提醒,例如会议纪要附与会人员名单及会签单;监理工程师通知单写事由时最好填写通知内容的主题词,相当于标题,如关于某某事项的通知,做监理资料归档时方便写卷内目录,不用再去根据内容概括主题这么麻烦了。监理日记记录了发现的问题,却没有产生问题的原因分析,处理方法,过程,结果等跟踪记录,没有达到闭合要求。监理工作照片与施工照片归档要有所区别,监理照片收集侧重于(1)反映各类隐蔽项目或关键工序作业的旁站照片,(2)反映各类原材料进场抽检取样见证及平行检验过程的照片;(3)反映各类隐蔽项目或关键工序完工的验收过程记录情况的照片;(4)检查照片等。

2、工程建设阶段    工程建设过程中,我们根据《浙江省水运工程质量、安全与造价执法大检查操作办法》制定了《监理工作检查评分表》、《监理资料归档范围及项目部自查表》、《施工过程资料归档范围及项目部自查表》、《竣工资料检查情况一览表》并严格实施。这样可以及时了解掌握各建设项目进展情况和档案资料收集、整理情况,并在工地月例会上通报,发现问题及时整改、查漏补缺。本工程作为省、市重点水运工程项目,多次迎接省交通厅工程质量监督局、市交通质监站、市港航局的定期质量安全造价、平安工地等执法检查,施工、监理等资料得到各部门多次检查和指导,档案资料的规范性、完整性得到了极大的提高。

3、工程验收阶段   本工程涉及大型施工单位多达十几家。为此,我们多次开会确定各部门、相关单位的责任人,按照“梅山工程资料归档情况说明”,制订了梅山工程资料归档的周计划、日计划,对预计完成时间节点层层落实,为确保工程资料的齐全、完整打下了基础。

 我们多次组织监理部、施工单位召开资料归档工作协调会议,,对资料归档的具体要求进行了检查,例如资料必须按分部分项进行;卷内目录必须与实际内容相符;报审表上的附件与实际内容必须对应;签字、盖章必须齐全;施工图(设计说明)、竣工图齐全,图章必须按要求加盖;编写竣工图编制说明、竣工图修改与联系单相对应等。通过不断沟通协调,明确以监理部为站点,竣工资料完成后存放在监理部;监理部检查后,工程技术部来监理部审核,施工单位按照审核意见进行整改完善,二次审核通过后工程档案资料完成归档。

六、通过劳动竞赛活动推进

3#-5#泊位后方陆域部分工程6月份才交工验收,我们在时间紧、工作量大的情况下,充分依靠项目部的力量,由项目部把好案卷内容关,我们再同步把好案卷质量关,双管齐下,赶时间、赶进度,做好工程资料的归档工作。2014520630日,我们开展了“奋战40天,完成档案归档”劳动竞赛活动,有效地助推了梅山档案归档任务的全面完成。

七、加强培训,提升工程项目档案管理人员的业务管理水平。

为不断提高工程项目档案管理人员的业务水平,我们采取“送出去、请进来”方式,开展各项学习、培训工作。按照上级档案部门统一安排,组织建设、施工、监理等单位的工程项目档案管理人员参加省、市举办的重点工程档案培训班学习,并邀请省、市档案主管领导开展工程项目档案专业指导,进一步提升了工程项目档案管理人员的业务技能和管理水平。我们还多次分批对参建单位档案人员进行了《关于印发水运建设项目文件材料立卷归档办法的通知》(交办发〔2009225号)、《关于印发<浙江省水运工程竣工文件编制办法>2011年版)的通知》(浙交〔20126号)的宣贯和解释工作。

 八、严格审核,提高档案质量

对已完工的工程应归档的文件资料,主要审查档案资料是否完整齐全、准确、系统,手续是否完备等。审核过程中,监理部严把审核档案资料的“收集关”、“质量关”、“准确关”。

 由于本工程建设时间较长,如不及时记录、收集、归档,对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。在各单位领导的重视下,通过一线人员的认真负责和平时的积累,资料收集比较齐全。

加强文档质量的审查工作,对文件材料出现涂改、模糊不清、污渍、审核签字手续不全等问题及时进行整改;对案卷题名不准确、文件排列不合理的现象进行了修正,确保了档案资料的质量。

在档案资料的准确性上,监理部对档案中的资料进行逐份检查,本着认真负责的态度,认真查阅原始资料,根据工程现场的记录对档案资料进行了详细核对,确保归档资料的准确性。

工程竣工图是对完成实体的客观反映,竣工图编制质量的好坏直接影响工程的运行管理及今后的维修、改造,是监理检查现场项目部工作的要点。监理部对竣工图严格把关,竣工图均加盖竣工图章,并由相关技术负责人签字,监理部予以确认并审核签字认可。对有设计变更的,均标出了设计变更文号并进行修改,竣工图与实际相符,图样清晰,图面清洁,签字手续完备,基本能真实反映工程实况。

总之,档案有一个积累的过程,而一流的工程离不开一流的档案管理。档案工作是一项艰苦、细致的工作,需要很多人的支持和配合。每一卷档案的收集、分类、装订、编目、管理都有非常严格的要求,特别是一个单位档案员水平的高低直接影响到案卷质量的好坏。只有参建各方密切配合,档案人员与工程技术人员通力合作,相互支持,才能保证档案质量,乃至保证项目建设质量,提升整个项目建设的管理水平。

                                                  
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