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档案管理过程中如何加强保密性的对策研究

发布时间: 2015-09-12    访问次数:    字体:【 】   
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  工作单位:国网浙江慈溪市供电公司        姓名:杨志惠

1、加强档案库房管理的保密工作

档案库房管理的保密是实现档案管理保密的基础和重点。所以,存放档案的库房必须按照国家的相关规定与要求进行修建。不是任意某间办公室或房间都可以作为库房来使用的。为了加强档案库房管理的保密工作,最好把存放档案的库房与其他用途的房间分隔开来,单独修建,使库房和阅览室、办公室分离;而且,为了使档案的库房管理更加保密,最好避免把库房建设在某座楼的最底层,此外,档案库房的门窗都必须进行加固,防止档案内容外泄。还要指定专门的工作人员进行管理,严格按照库房的管理制度做好本职工作,不放任何一个无关或可疑的人进入库房之内。加强对档案库房的科学管理,是实现档案管理保密性与维护档案安全的重中之重,是最基础的。

2、提高档案管理职工的自身素质

要想在档案管理过程中实现保密性,离开管理职工的努力。档案的管理人员有责任维护档案的安全和完整,使档案整齐有序,信息完整,完好无损,不被其他因素破坏。此外,还要对那些已经出现破损的档案,进行及时地抢救。为此,管理职工具体要做到“三不”,即不丢、不散、不乱。不丢主要是指,档案管理员工必须保证档案资料的安全、完整,防止档案的遗失与被盗;不散主要是指,档案在存放的过程中必须有序,进行集中式管理,防止挡案的资料凌乱、不系统,甚至损坏等情况;不乱主要是指,档案的保管工作必须要有条理,整齐规范,主要是为了使档案保管工作有条不紊,循序渐进,同时需要管理职工持之以恒和时刻警惕,避免档案发生损坏,保证档案的安全,为档案管理的保密工作提供一定的物质基础。

3、准确区分档案的保密期限和保管期限

要想加强档案管理过程中的保密工作,就必须要准确区分档案的保密期限和保管期限。因为,有些档案只是负责积累、传承历史文化的,具有公开性,只需要保存,不需要保密。有些档案只是在某一段时间里具有保密性,具有时段性,这就是指档案的保密期限。具有保密期限的档案,是指那些在某个时间段里如果被泄露,就会对国家的利益或者安全造成危害,所以在保密期限之内,档案—般都会受到国家相关法律与法规的保护,具有法律效力:其中,《国家秘密保密期限的规定》对档案的保密期限做出了具体的规定:除去那些被特殊规定的档案以外,一般情况下绝密级的档案保密期不超过3 O年.机密级的档案保密期不超过2 O年,秘密级的档案保密期限不超过10年。规定中的‘特殊规定”主要是指那些档案保密期限被中央或国家机关规定为“长期”的档案。对于这一类保密档案,在得到相应机关做出解密命令之前,都必须采取严格的保密措施,不能随意泄露保密档案的内容。

4、加强对绝密档案的管理与保密

绝密档案涉及党与国家最核心的秘密。它关系着党的命运,国家的安全,也关系着整个国家的经济发展、政治活动和军事行动的成败,是决定国家建设能否顺利进行的重要因素。所以,为了保证整个国家可以有序运行,必须做好国家核心档案的保密工作。其中有以下几个方面的工作需要加强:

一是把绝密的档案应和非绝密的档案进行区别保存与管理。在对绝密文档的保管设备上要做好保密工作,选择保密性较强的保险柜、保险锁和防盗门等保险设备,切实做好档案的保密工作。

二是对管理绝密档案的职工加强管理。绝密档案的管理职工对档案的秘密了解的比较多。所以绝密档案的管理职工对于档案的保密有着比平常工作人员更重的责任。所以,档案管理人员是做好档案保密工作的关键。因此,绝密档案的管理人员需要具有强烈的责任感和高度保密意识。主要是因为档案的管理人员要经常接触大量秘密,所以,可能在说话、聊天中不经意地泄露秘密,说者可能无心,但是听者也许有意。这就要求绝密档案的管理人员无论处于什么场合.都要守口如瓶,谨慎说话,为国家保守秘密,尽到自己的职责与义务。

三是加强绝密档案的日常管理。在对绝密档案进行移出、调阅或者销毁的时候,都要严格按照相关规定进行,认真做好各项登记与签字。在使用完毕之后还要及时进行检查、请对,如果发现损坏、泄密等问题,要及时进行处理与报告,把损失降到最低。

5、加强电子档案的管理保密工作

计算机的网络新技术应用范围越来越广,这使得传统的档案管理工作发生了很大的变化。对档案的保密工作也提出了一些新的要求。这主要是指技术上的保密工作。为了保证档案的保密性要做到以下几个方面:一是网络安全技术,选择高性能的服务器,并且与外界的一切网络进行隔离;二是计算机的安全技术,加强对工作人员的验证,而且数据在转移的时候要加密进行;三是通信安全技术,主要是指:信息在传递与保存过程中的加密、确认技术。要求可以防止任何外来的恶意攻击;四是把档案信息数据进行备份,避免电子类档案在传输过程中的意外损害造成的损失。

                                                  
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