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加强医学科研档案管理 促进卫生事业科学发展

发布时间: 2015-05-13    访问次数:    字体:【 】   
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 浙江省慈溪市人民医院虞爱丽(邮编315300

 

[摘要] 本文阐述了医学科研档案的内容与特点,分析了影响医学科研档案管理工作存在的问题,提出了掌握医学科研档案的特点是做好医学科研档案工作的基础,发挥医学科研档案的自身价值,有利于卫生事业的科学发展。

[关键词]   医学科研    档案    管理

我党在新的历史时期明确提出了坚持以人为本, 树立全面、协调、可持续的发展观医院科研工作是医教研三者结合的重要环节,卫生事业的发展离不开科学发展观,医学科学研究是以认识生命规律,探索疾病发生、发展及转轨规律和解决当前医药卫生提出的实际问题,是提高医疗技术和教学质量的一个必不可少的手段。而医学科研档案是国家档案的一个重要组成部分,是医学科学研究和医疗实践的真实记录和反映,是深入进行医学科学研究的必要条件和依据,它在我国医学事业发展中起着重要作用。加强医院的医学科研档案管理,为临床科研工作提供优质服务,更好地发挥医学科研档案的自身价值,促进档案资源的开发利用,已成为一种迫切的需要,也是值得我们去探讨的一个课题。

一、医学科研档案的内容与特点

1从内容上分,医学科研档案一般包括三种类型:科研项目档案是科研档案的主体部分,包括从科研项目申报通知、科研项目申请书及其附件、科研项目立项通知与科研合同、科研项目结题书到科研项目成果等一系列围绕科研项目所开展的各种资料;科研文书档案是科研档案的重要部分,对科研管理工作具有指导作用。包括科研发展、总结、医院制定和上级管理部门下发的科研文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料;科研成果档案是科学研究的必备条件,包括科研论文、科研著作、科研获奖等科研人员进行科研工作所产生的各种成果。

2、科研档案的基本特点之一是以课题成套,一个科技研究课题的档案材料,是有机联系的整体[1]。医学科研档案的特点是由医学研究的特点所决定的,医学研究的对象是人,人体的生命现象和疾病现象是最高级的物质运动形式,掌握医学科研档案的特点是做好医学科研档案工作的基础。其特点为:

2.1医学科研档案形成周期长且连续性强。医学科研课题的完成都要经历时间长、内容多、范围广的过程,涉及的资料相对复杂,科研档案从立项到结束都要经历一个周期性很长的时间,需要成百上千次的实验观察才得出可靠的结论。所以,医学科研档案的管理必须从立项开始,让科研人员从一开始就有档案管理意识。另外,由于医学科研档案形成的周期长,为保持医学科研档案完整性,应采用分阶段法进行科研文件归档,从而使之不受科研周期和归档时间的影响。

2.2医学科研档案专业性强且学科突出。临床研究中内、外、妇、儿,基础医学研究中生化、病理、药理等专业,一般的科研活动都是在上述专业范围内分课题进行的。一个专业所完成的是某一方面的研究,或是一个完整的课题,或是某个专题的一部分,而科研档案是按各自的专业自然形成的。在医学科学研究中不同学科专业科研工作有着各自不同的特点。因此,医学科学研究档案的分类应体现出专业性的特征[2]

2.3重大课题涉及学科综合性强且项目协作多。医学科研档案这一特点也是医学科学研究本身的特点所决定的,医学科学研究本身是多学科的综合研究。大量创新科技不断应用于医学研究领域,交叉学科和边缘学科的出现使许多重大课题不是一个学科、一个专业所能完成,必须多学科的综合研究和联合攻关。因此,其课题研究形成的载体形式多样、数量大、综合性强,故在分类时既要保持各个学科的相对独立性,又要保持专题的完整性。

二、影响医学科研档案管理工作的因素

1、思想上认识不足,科研归档意识淡薄。各级领导、科研人员、档案管理人员和各个部门都普遍存在科研档案意识薄弱的现象,未认识到科研档案工作的重要性。首先,科研人员对归档工作认识不高,重视不够,这使科研档案从生成阶段就处于失控状态。其次,科研管理部门对科研文件材料的形成和积累的管理把关不严,力度不够,没有真正实现“四同步”(即下达项目计划任务与提出科研文件的归档同步;检查项目进度与检查科研文件材料的归档同步;申请验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科研成果与检查科研档案归档情况同步)和“三把关”(即形成关、积累关、归档关)的管理制度。再次,档案部门对科研情报资料的归档管理工作统一协调不够,缺乏跟踪检查和有效监督,业务指导欠缺。

2、档案管理机制不健全,人员配备不合理。主要表现在内部管理体制尚未理顺,外部管理体系不够完善,相互协作、相互制约和相互监督的相应规定不健全,直接影响管理工作的落实。从目前情况看,不少单位科研档案管理部门和管理人员编制不健全,有的图书室兼管档案,有的院办室兼管档案,有的则是医务科或科教科管档案,主管人员和管理人员调动频繁,极不稳定,对外交往联系渠道不畅。这些问题淡化了科研人员的档案意识和及时归档的自觉性,挫伤了管理工作积极性,使科研档案与科研管理工作相互脱节。

3、归档材料质量不够高,管理手段与方法落后。部分档案材料的完整性、准确性和系统性较差。主要原因是科研人员重成果轻归档工作,核心内容被阉割影响内在质量,降低了档案材料的真实性。少数科研人员受商品经济因素影响,重经济效益轻社会效益,不愿让人共享。大多数单位科研档案工作仍沿用传统的手工运作模式,管理手段和方式方法明显存有“三低”现象,即技术含量低、工作效率低、信息利用低,与现实发展不相适应[3]。因而不能很好地发挥科研档案信息资源作用,更不能服务于社会。

三、加强医学科研档案管理为临床科研服务的思考

1、增强各级人员档案意识,营造良好的科技兴院环境

随着现代化科学技术的突发猛进,医学科研档案管理面临着适应科技发展的需求问题。加强医学科研档案工作,提高各级领导、科管部门及科研人员对医学科研档案工作重要性的认识。首先争取领导重视,明确主导思想,用创造性思维、系统思维、换位思维、共赢思维等多种思维方式指导医学科研档案管理工作。建立档案管理中心进行集中统一管理,建立健全档案工作制度,将医学科研档案管理纳入医院整体管理系统之中。将档案工作的内容纳入到各级领导干部的岗位责任制,将档案材料的规范化、收集的及时性和案卷质量优劣性等作为个人年度考核、升职、评优、评先进等条件之一,以提高归档工作的质量和效率。利用档案管理工作协作网,加强宣传工作,从领导到一般人员都了解医学科研档案的作用和意义,明确档案是前人科研工作的真实记录,是后人科研工作的捷径[4]。明确医学科研档案是取之于我用之于我,功在医院利在个人和广大病员。从而增强了全院职工的科研档案意识,确保了科研档案管理工作的顺利开展,促进了医学科研档案管理工作朝着制度化、规范化、优质化方向发展。

2、加强科研档案超前管控,理顺科研档案与管理部门关系

一项科研成果档案一旦形成,它的完整、准确、系统性就已经客观存在了,如果需补救是很困难的,所以对于档案材料的形成和积累必须实行超前控制。制定切实可行的措施,规范管理职责,理顺管理关系,从单一管理逐步向综合管理发展。在完善管理体制的基础上,采用双向把关、双向监督、同步进行的管理方法协调和指导科研人员的归档工作。档案人员要树立超前意识,提前介入科研工作,协助科研人员做好科研资料积累建档工作,让科研资料从形成之日起就纳入严谨、有序的监控状态。增强工作责任心,做好档案形成前的三个阶段,即前序阶段、研制阶段和后期阶段的案卷资料收集、整理、保管、鉴定和统计等环节的管理工作,建立课题归档资料袋将立题论证到成果鉴定进行详细记载。同时采用“三挂”、“二严”的超前管控措施,即提前与计划管理、课题管理和成果管理部门挂勾;严格规范标准、严格归档内容,使管理工作更加科学化、制度化、常规化。

3、加强科研档案网络平台建设,拓宽档案信息资源共享领域

医院的医学科研档案反映的是本院最新的医学科研发展水平,图书情报反映的是专利,文献所公开是国内、国际的科研发达程度,它们均是重要的信息源。那么,医院科研档案管理信息化建设应顾及现实,充分满足用户的需求,保持与社会同步发展。利用现代化网络通讯系统技术将医学科研档案信息检索系统和图书情报信息检索系统整合成信息网络,相互进行信息通讯和信息查询,形成名副其实的医学信息中心。同图书情报加强横向联系,通过网络共同使用某些高档设备,解决档案工作经费少的问题,有利于加速档案现代化的进程。通过科研档案管理信息化建设,实现科研工作的网络化管理,形成一个动态的科研数据中心和科研管理沟通平台,全面、实时、准确地提供相关科研信息服务于科研工作人员,辅助领导进行科研管理决策,为科研管理人员开展工作提供了极大的便利,从而满足医院科研事业发展需要。

                                                  
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